B2B 空運進出口流程全解析：從訂艙到提貨的 6 大標準 SOP
【內容總結】 精準執行「空運進出口流程」是 B2B 企業跨境貿易成功的核心。本文深度解析從詢價、訂艙、出口報關到目的地機場提貨的 6 大標準 SOP，並詳細對比 EXW、FCA、CIP 與 DDP 等交易條件下的責任歸屬。台灣空運憑藉超過 30 年的專業經驗與 NVOCC 資格，透過「1 + 1 」的專屬窗口服務，協助中小企業在複雜的簽審文件與報關程序中確保合規，極大化運送時效並降低因申報錯誤導致的額外成本。
本文為首次從事空運進出口的 B2B 企業提供流程導覽，所有步驟皆為業界通用之標準程序，不含任何特定貨代之獨家作業方式。各航線、各國家、各貨物的細節可能略有差異，實際執行請依您配合之貨代與報關行指示辦理。
文章目錄
第一次做空運進出口，為什麼容易手忙腳亂？
很多 B2B 企業（尤其是新創團隊、內銷轉外銷的傳產、第一次接海外大訂單的中小企業）第一次接觸空運進出口時，最常遇到的狀況是：
- 以為「找快遞寄出去就好」，結果快遞說：您的貨物金額超過門檻、或重量超過限制、或是屬於管制品，不能用快遞級方案，必須走正式空運
- 申報的品名跟商業發票不一致，被海關抽驗後要求補件或補稅，延誤 1–2 週才放行
- 不知道要準備哪些文件，報關行、貨代、客戶三方各要一次，最後您的同仁在上班時間花了一天還在補 PDF 掃描檔
其實，空運進出口的標準流程，拆解開來就是 6 大步驟。 第一次做的人只要照著這 6 步走，大部分的低級錯誤都可以避免。
台灣空運｜您的跨境空運與供應鏈管理專家
首次嘗試空運進出口不應是一場冒險。台灣空運作為台灣市場空運承攬業的領導業者，我們不僅擁有 AEO 安全認證 ，更深知高科技、半導體與精密機械等產業對於時效的嚴苛要求。
我們為您的空運需求提供：
- 專業 1+1 服務窗口 ：由一位專業業務搭配一位業務助理，針對您的產品類別提供 CCC 號列歸類建議與出口簽審文件預審。
- 全球網路與艙位保障 ：與長榮、華航、國泰等一線航商長期合作，確保您的貨物在旺季仍能獲得穩定的艙位支持。
- 自有車隊與物流整合 ：整合自有 80 部卡車車隊與桃園長興物流中心，提供從工廠提貨、專業包裝到機場進倉的無縫銜接。
先搞懂：空運的交易條件（INCOTERMS 2020）決定誰做什麼
在講流程之前，先確認一件事：您跟客戶/供應商簽的交易條件是什麼？ 這會直接決定「哪些步驟是您負責、哪些是對方負責、哪些是貨代負責」。
以下是 B2B 空運最常見的 4 種 INCOTERMS，先確認您屬於哪一種，再往下看對應的流程：
條件 | 中文名稱 |
賣方（出口方）負責到哪裡 |
買方（進口方）從哪裡開始負責 |
EXW | 工廠交貨 | 僅負責在工廠/倉庫把貨備好並通知對方來提 | 從工廠提貨、出口報關、空運、進口報關、派送全部自己來（這也是為什麼 EXW 對買方最麻煩） |
FCA 起運地機場 | 貨交運送人（機場） | 把貨送到起運地機場、完成出口報關，交給航空公司指定的貨運站 | 從機場起運開始負責：空運費、進口報關、目的港提貨、派送 |
CIP 目的地機場 | 運費保費付至目的地機場 | 負責所有費用：工廠→機場卡車、出口報關、空運運費、貨物保險，直到抵達目的地機場為止 | 僅負責目的地的進口報關與關稅、VAT，以及從機場到自己倉庫的提貨/派送 |
DDP 目的地地址 | 完稅後交貨到指定地址 | 全負責：從工廠到最終地址，所有運費、保險、出口報關、進口報關、關稅、增值稅、末端派送全部包辦 | 幾乎不用做任何事，在家等簽收即可（但對賣方來說風險最高，通常只適合樣品或小批量） |
【資料來源】國際商會（ICC, International Chamber of Commerce）出版之 INCOTERMS 2020 官方解釋通則。以上資訊僅供參考，實際交易條件、責任歸屬與費用分攤，請以買賣雙方簽署之正式合約內容為準；若涉及條件解釋爭議，請以 ICC 官方最新公告之規則為準。
👉 實務建議（新手友善）：如果您是第一次做空運出口，建議優先跟客戶談 FCA（機場）或 CIP（目的地機場），讓您的貨代負責機場與報關部分，您只需專注在「備貨」與「準備文件」。EXW 雖然看起來單純（只要交貨到工廠），但如果客戶在海外的進口端出了問題，最後客戶滿意度還是會算在您頭上。
空運出口 6 大標準流程（台灣端出貨視角）
步驟 1：詢價與條件確認
您需要準備的資訊（缺一不可，否則貨代無法報準確價格）：
- 品名（中英文）+ 材質 + 用途：不要只寫「零配件」，要寫清楚例如「工業用不鏽鋼幫浦零配件」——因為不同品名涉及的管制、附加費、危險品判定完全不同
- 箱數 / 每箱尺寸（長×寬×高 cm）/ 每箱毛重（kg）：如果還沒裝箱，給「預估值」也可以，但最後實際出貨時要以真實數據更新
- 目的地機場 3 字母代碼：例如 LAX（洛杉磯）、JFK（紐約甘迺迪）、NRT（東京成田）、ICN（首爾仁川）。如果客戶只給您城市名，先查一下他附近有哪些機場，不同機場單價可能差很多
- 預計出貨日：旺季（11 月、12 月、春節前）與淡季單價差異大，一定要給一個大概日期
- 交易條件（EXW/FCA/CIP/DDP）：決定報價包含哪些項目
- 是否為特殊貨：含鋰電池、液體、粉末、高價值貨品、超尺寸、需溫控、屬於危險品等，一定要主動告知，否則到了機場被打回會導致延誤
步驟 2：訂艙（下委託書）
確認報價並接受後，就會進入「訂艙」程序。您會被要求填寫一張「空運出口委託書（Booking Note / S/O，Shipping Order）」，常見內容如下：
- 發貨人（Shipper）：台灣出口公司的英文名稱、地址、聯絡人、電話
- 收貨人（Consignee）：國外客戶的英文名稱、地址、聯絡人、電話
- 通知人（Notify Party）：通常跟 Consignee 相同；若客戶指定由其清關代理提貨，就填清關代理的資料
- 目的地機場（Destination Airport）
- 預計貨量（件數 / 毛重 / 體積）
- 品名
- 交易條件、付款方式（預付 / 到付，幾乎都是預付）
- 是否需要貨物保險（Cargo Insurance）：建議 CIP 條件一定要保；FCA 可視情況與客戶協調
⚠️ 新手最常犯的錯：Consignee 填錯（填了客戶公司舊名稱、地址少寫了棟別樓層）。AWB 一經開出後修改 Consignee 資訊，大部分航司都會收取「提單修改費（AWB Amendment Fee）」，金額大約從 USD 50–150 不等，請務必在提交前再三核實。
步驟 3：備貨、製作出口文件、交貨至機場貨站
這是最關鍵、也最容易出問題的步驟。
出口基本文件清單（B2B 正式空運 99% 需要）
文件 |
說明 | 誰做 |
Commercial Invoice（商業發票） | 買賣雙方的交易憑證，必須含：Shipper / Consignee、品名、數量、單價、總值、幣別、交易條件（INCOTERMS）、原產地（Country of Origin）、發票號碼與日期、簽章 | 出口方（您）自己做，沒有制式格式，但欄位要齊全 |
Packing List（裝箱單 / 明細表） | 說明每箱內裝了什麼、數量、淨重毛重、體積；若有多箱，最好列出「箱號 1、箱號 2……各自內容」 | 出口方（您） |
AWB（Air Waybill，航空貨運單） | 航空公司與貨代簽發的運輸契約，分 MAWB（Master AWB，航司開的）與 HAWB（House AWB，貨代開的） | 貨代 / 航空公司製作，您只需確認內容 |
報關委託書 | 授權報關行代為處理出口申報 | 出口方蓋章，格式由報關行或貨代提供 |
產地證明（Certificate of Origin，C/O） | 若客戶的國家與我國有 FTA（自由貿易協定），客戶可憑 C/O 主張優惠關稅稅率；若沒有 FTA，則為一般產地證 | 可向商會申請，或由報關行代辦 |
其他簽審文件（依貨品類別） | 特定食品/醫療器材出口需衛福部、管制類高科技或軍商兩用電子產品需經濟部國際貿易署（原國貿局）核發之戰略性高科技貨品（SHTC）輸出許可證 | 視品名而定，建議您在訂艙階段就先跟您的報關/貨代確認是否需要，不要等到裝完箱才開始辦理（有些簽審需要 7–30 工作天） |
【注意】各主管機關之簽審文件申請流程、費用、時效與應檢附文件，經常隨法規修訂而調整。以上資訊僅供參考，具體規定、流程與要求請以各主管機關最新公告之規定為準；建議您向報關行或貨代確認。
包裝與嘜頭
- 箱外嘜頭：至少要寫清楚 Consignee 名稱縮寫、目的港、箱號（例：1/10、2/10……）、目的地國家；千萬不要只寫「零件」兩個字
- 易碎品/超重品：一定要貼 Fragile、This Side Up、重心標示等國際通用標籤
- 單箱重量：一般建議單箱不超過 30 kg（方便作業員搬運）；若超過 70 kg 通常需要機械裝卸，航司可能加收超重附加費
交貨至機場貨站
- 若採用 FCA（指定機場）或 CIP 條件，代表您（賣方）必須負責將貨物安全送達台灣的指定機場貨站。通常是由您配合的 Forwarder（承攬業者） 安排卡車到您的工廠/倉庫提貨，您也可以選擇自行安排熟識的貨運行送達指定貨站結關。
- 交貨時間：一般客機起飛前 24–48 小時必須完成進倉與安檢；客機腹艙通常比貨機「更有彈性」，但仍建議至少起飛前 1 個工作天完成進倉。千萬不要拖到起飛當天才送貨，幾乎 100% 會錯過裝機。
步驟 4：出口報關
台灣出口申報，簡單講就是把「這批貨要出國」這件事向財政部關務署登記。
標準程序（由您的報關行或代辦報關的貨代執行）：
- 將 Commercial Invoice、Packing List、報關委託書、簽審文件（若有）提交給報關行
- 報關行輸入出口貨品的「稅則號別（C.C.C. Code，中華民國海關進出口稅則分類號列，對應國際 HS Code）」，申報出口價值與產地
- 一般貨件若未抽中驗貨，通常數小時到 1 個工作天內就會收到「出口放行通知」；若抽中查驗（X 光或人工查驗），需要配合海關提供資料或開箱檢視，可能延誤 1–3 個工作天
- 放行後，貨物即可進入裝機程序
【資料來源】財政部關務署相關法規。以上資訊僅供參考，出口申報流程、稅則歸類、查驗機制與放行標準，請以財政部關務署最新公告之規定與實際查驗結果為準。
步驟 5：起飛與文件交接
貨物裝機起飛後，您會從貨代那裡收到：
- AWB 正本或影本（電子版現在越來越常見）：裡面有一個 11 碼數字的「空運提單號碼（AWB Number）」，例如 176-12345678，開頭 3 碼是航空公司代碼（例如長榮 695、華航 297、國泰 160、新航 618 等）
- Commercial Invoice + Packing List（您之前提交的版本，加蓋報關章後）
- 產地證正本（若有申請）：有些國家仍要求紙本正本
此時您要做的事：
- 把上面的文件（尤其是 AWB 號碼）E-mail 給您的國外客戶 / Consignee，讓對方知道貨已經起飛、可以開始準備進口清關作業
- 如果交易條件是「信用狀（L/C）」，您需要把信用狀要求的所有文件（含 C/O、保單、AWB、發票、裝箱單）在有效期內送達銀行辦理議付
步驟 6：目的地機場提貨 / 進口清關
最後一步由買方（或買方指定的進口清關代理）處理，但身為賣方的您，一定要了解基本流程，才能在客戶問問題時講得清楚。
標準程序：
- 貨物抵達目的地機場 → 航空公司會發出「Arrival Notice（到貨通知）」給 Consignee 或其清關代理
- 進口方（或代理）憑 Arrival Notice + AWB + Commercial Invoice + Packing List + 當地規定的其他文件（例如美國的 ISF Filing）辦理進口申報
- 繳納進口關稅（Duty）與增值稅 / 營業稅（VAT / Sales Tax）
- 海關放行 → 前往貨運站繳納目的地 THC 與 D/O（Delivery Order，提貨單）費用 → 實際提貨
- 若買方有安排末端派送（Trucking to Door），貨代或卡車公司會從機場把貨送到買方倉庫，並取得簽收收據（POD，Proof of Delivery）
⚠️ 常見客訴：買方說「貨怎麼還沒到？」其實很多時候貨已經抵達機場 2–3 天了，是買方的清關代理還沒處理放行手續。記得在出貨後 3–5 天主動追蹤一次貨態，不要等客戶來問才去查，這是讓客戶覺得「您很專業」的關鍵。
常見問題 FAQ
Q1：我的客戶堅持要走 DDP，我該同意嗎？
DDP 對賣方的風險比較高（因為您必須負責對方國家的關稅與清關，萬一對方海關臨時加稅，成本會超過預估）。實務建議：
- 金額小、樣品級、或第一次與新客戶合作 → 可以同意 DDP（先把關係建立起來）
- 金額大、常態性出貨 → 建議改 CIP，請客戶自己負責進口端清關與關稅
Q2：為什麼貨代常常問我「要不要投保 Cargo Insurance？」
因為空運提單（AWB）本身的責任限額非常低（依蒙特婁公約，目前每公斤大約 26 SDR，換算新台幣大約 1100–1200 元/kg 左右），如果您的貨物每公斤價值超過這個金額，萬一發生全損，航空公賠償的金額遠低於您的成本。因此建議 CIP 或 DDP 條件下一定要保。
【資料來源】蒙特婁公約（Montreal Convention for the Unification of Certain Rules for International Carriage by Air）統一規則。以上資訊僅供參考，實際責任限額、理賠程序與賠償金額，仍以各航空公司運送條款、貨物保險合約內容與最終理賠結果為準。
Q3：第一次出貨，建議找「只有空運的貨代」還是「有空運、海運、報關、卡車、倉儲的整合型貨代」？
如果您的企業有機會在未來使用海運、增加報關需求、或需要彈性調整運輸模式，建議一開始就找整合型且具有一定規模的業者（例如上市公司或集團式的貨代），原因有三：
- 單一窗口：未來新增海運或報關時，不用再重新適應新廠商、重新建立信任
- 出問題有能力處理：規模化的物流業者財務體質通常較穩定，真的遇到貨損、艙位喬不到、或海關卡關時，他們有充足的營運規模與專業團隊做資源調度與狀況處理
- 整合式服務作業更單純：若一次安排「卡車＋報關＋空運（或海運）＋必要倉儲處理」的整體規劃，除了成本可能更具經濟效益外，行政窗口與作業協調也能更單純，簡化企業內部的負擔
